Bei einem Betriebsausflug zählt für die Lohnsteuer grundsätzlich der gesamte Arbeitgeberaufwand einschließlich Umsatzsteuer und der Kosten für den äußeren Rahmen. Der Freibetrag beträgt 110 Euro je teilnehmendem Arbeitnehmer und gilt für höchstens zwei Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr, wenn die Veranstaltung allen Beschäftigten des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Fehler entstehen häufig durch vergessene Nebenkosten, falsch gezählte Teilnehmer, nicht erfasste Begleitpersonen oder eine verspätete steuerliche Behandlung. Seit dem 1. Januar 2026 gelten zudem strengere Voraussetzungen für die pauschale Lohnsteuer von 25 Prozent. Das betrifft auch kleine Unternehmen und lokale Teams in Leverkusen.
Inhaltsverzeichnis
Welche Ausgaben vollständig erfasst werden müssen
Warum die tatsächliche Teilnehmerzahl entscheidend ist
Wann der Freibetrag von 110 Euro gilt
Was sich 2026 bei der Pauschalsteuer geändert hat
Wie Anreise, Restaurant und Bowling behandelt werden
Welche Unterlagen die Buchhaltung benötigt
Wie lokale Unternehmen die Abrechnung vorbereiten
Welche Ausgaben vollständig erfasst werden müssen
Der erste typische Fehler beginnt bereits bei der Budgetplanung. Viele Unternehmen berücksichtigen nur das Essen, die Getränke oder die Eintrittskarten. Nach § 19 Einkommensteuergesetz gehören jedoch grundsätzlich alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer zur Berechnungsgrundlage.
Dazu zählen auch Kosten, die keinem einzelnen Beschäftigten direkt zugeordnet werden können. Raummiete, Beleuchtung, Musik, Betreuung und organisatorische Leistungen bilden den äußeren Rahmen der Veranstaltung. Wer ein lokales Teamevent plant, sollte deshalb die Kosten eines Bowlingevents für kleine Vertriebsteams nicht ausschließlich anhand des Bahnpreises kalkulieren.
Das Bundesministerium der Finanzen nennt unter anderem folgende Bestandteile einer Betriebsveranstaltung
- Speisen, Getränke, Süßigkeiten und andere Bewirtungsleistungen
- Eintrittskarten und gemeinsam gebuchte Freizeitangebote
- Raummiete, Beleuchtung, Musik und künstlerische Darbietungen
- Honorare für Eventmanager und Betreuungspersonal
- gemeinsam organisierte Fahrt- und Übernachtungskosten
- Geschenke aus Anlass der Veranstaltung
- Zuwendungen an Begleitpersonen
- Trinkgelder, Stornokosten und Kosten behördlicher Auflagen
Auch Kosten für nicht erschienene Personen können den Betrag je tatsächlich anwesendem Teilnehmer erhöhen. Eine feste Buchung für eine größere Gruppe wird nicht automatisch auf alle angemeldeten Personen verteilt. Maßgeblich sind bei der lohnsteuerlichen Berechnung grundsätzlich die Menschen, die wirklich teilgenommen haben.
Gerade bei Pauschalangeboten werden Nebenkosten schnell übersehen. Eine vorherige Übersicht über versteckte Kosten beim Firmenbowling erleichtert die vollständige Budgetierung.
| Kostenart | Einbeziehung in die Berechnung | Typischer Abrechnungsfehler |
|---|---|---|
| Essen und Getränke | grundsätzlich vollständig einschließlich Umsatzsteuer | Getränkerechnung wird vergessen |
| Bowlingbahn und Eintritt | als Bestandteil des gemeinsamen Events | nur der Grundpreis wird erfasst |
| Raum und Organisation | Kosten des äußeren Rahmens | Aufteilung als angeblich steuerfreie Verwaltungskosten |
| Gemeinsamer Transfer | regelmäßig Teil der Veranstaltungskosten | Behandlung als gewöhnliche Dienstreise |
| Trinkgeld und Stornokosten | grundsätzlich zu berücksichtigen | keine Erfassung mangels Einzelzuordnung |
Nicht zu den Aufwendungen für den äußeren Rahmen gehören nach den Verwaltungsgrundsätzen rein rechnerische Selbstkosten. Dazu zählen etwa anteilige Kosten der internen Lohnbuchhaltung, die Abschreibung eigener Räume sowie rechnerische Energie- und Wasserkosten bei einer Feier im Betrieb.
Warum die tatsächliche Teilnehmerzahl entscheidend ist
Nach der Ermittlung der relevanten Bruttokosten werden diese grundsätzlich durch die Zahl der tatsächlich anwesenden Teilnehmer geteilt. Der Bundesfinanzhof hat bestätigt, dass nicht die Zahl der Einladungen oder ursprünglichen Anmeldungen maßgeblich ist.
Kurzfristige Absagen können den Wert je Teilnehmer erhöhen, obwohl die Gesamtrechnung unverändert bleibt. Das ist besonders bei reservierten Räumen, Gruppenmenüs oder festen Veranstaltungspaketen wichtig. Unternehmen sollten daher neben der Anmeldeliste eine Anwesenheitsliste führen.
Begleitpersonen müssen gesondert beachtet werden. Zunächst werden die Gesamtkosten auf alle anwesenden Personen verteilt. Anschließend wird der Kostenanteil einer Begleitperson dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet. Für Partner oder andere Begleitpersonen entsteht kein zusätzlicher Freibetrag von 110 Euro.
Interaktiver Kostencheck
Was kostet das Firmenevent je Arbeitnehmer?
Bruttokosten und tatsächliche Teilnehmer eintragen. Der Rechner berücksichtigt den Freibetrag von 110 Euro und die Regeln ab 2026.
Vereinfachte Orientierung für Veranstaltungen mit Arbeitnehmern und höchstens einer Begleitperson je Arbeitnehmer. Die steuerliche Einzelfallprüfung bleibt erforderlich.
Die Berechnung folgt diesem Ablauf
- Alle einzubeziehenden Rechnungen und Nebenkosten werden als Bruttobeträge zusammengerechnet.
- Die Gesamtsumme wird durch die Zahl aller tatsächlich anwesenden Personen geteilt.
- Der Anteil einer Begleitperson wird dem zugehörigen Arbeitnehmer zugerechnet.
- Für jeden Beschäftigten wird geprüft, ob der Freibetrag anwendbar ist.
- Ein verbleibender steuerpflichtiger Betrag wird rechtzeitig über die Lohnabrechnung behandelt.
Eine Reservierung für Restaurant und Bowling sollte deshalb nicht nur nach dem Unterhaltungspreis beurteilt werden. Unternehmen können bereits vor der Buchung Bowling und Restaurant in Leverkusen vergleichen und dabei auch Mindestumsätze, Stornobedingungen und Begleitpersonen einrechnen.
Wann der Freibetrag von 110 Euro gilt
Bei der Lohnsteuer handelt es sich um einen Freibetrag und nicht um eine Freigrenze. Übersteigen die korrekt ermittelten Zuwendungen 110 Euro je teilnehmendem Arbeitnehmer, wird bei erfüllten Voraussetzungen nur der übersteigende Teil als Arbeitslohn behandelt.
Der Freibetrag kann für höchstens zwei Betriebsveranstaltungen pro Arbeitnehmer und Kalenderjahr genutzt werden. Gibt es mehr Veranstaltungen, darf der Arbeitgeber auswählen, für welche beiden Termine die Begünstigung gelten soll. Entscheidend ist die tatsächliche Teilnahme des einzelnen Beschäftigten.
Eine weitere Voraussetzung besteht darin, dass die Veranstaltung grundsätzlich allen Beschäftigten des Betriebs oder eines abgegrenzten Betriebsteils offensteht. Eine Abteilungsfeier kann begünstigt sein, wenn sämtliche Angehörige dieser organisatorischen Einheit teilnehmen dürfen. Eine Einladung nur an besonders erfolgreiche Mitarbeiter erfüllt diese Voraussetzung regelmäßig nicht.
Für die Anwendung müssen mehrere Punkte gemeinsam erfüllt sein
- Die Veranstaltung findet auf betrieblicher Ebene statt.
- Sie besitzt einen gesellschaftlichen Charakter.
- Der Teilnehmerkreis besteht überwiegend aus Betriebsangehörigen und gegebenenfalls deren Begleitpersonen.
- Alle Beschäftigten des Betriebs oder des begünstigten Betriebsteils dürfen teilnehmen.
- Der einzelne Arbeitnehmer nutzt den Freibetrag höchstens bei zwei Veranstaltungen im Kalenderjahr.
Ein Arbeitsessen ist nicht automatisch eine Betriebsveranstaltung. Auch die Ehrung oder Verabschiedung einer einzelnen Person kann steuerlich anders behandelt werden. Entscheidend sind Anlass, Teilnehmerkreis und Ablauf.
Was sich 2026 bei der Pauschalsteuer geändert hat
Bis Ende 2025 konnte nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs die pauschale Lohnsteuer von 25 Prozent auch bei bestimmten Veranstaltungen mit begrenztem Teilnehmerkreis in Betracht kommen. Das Steueränderungsgesetz 2025 hat § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 2 Einkommensteuergesetz geändert.
Seit dem 1. Januar 2026 setzt auch die Pauschalierung mit 25 Prozent voraus, dass die Veranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Eine exklusive Feier nur für die Geschäftsleitung oder ausgewählte Leistungsträger kann daher nicht mehr automatisch nach dieser Vorschrift pauschal versteuert werden.
Bei einer offenen und begünstigten Betriebsveranstaltung kann der steuerpflichtige Teil oberhalb des Freibetrags grundsätzlich mit 25 Prozent pauschal besteuert werden. Hinzu kommen der Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer. Auch bei einer dritten offenen Betriebsveranstaltung kann die Pauschalierung in Betracht kommen, obwohl für diesen Termin kein weiterer Freibetrag zur Verfügung steht.
Bei einem geschlossenen Event muss geprüft werden, ob eine individuelle Besteuerung oder eine andere gesetzliche Regelung anzuwenden ist. Unternehmen sollten eine ausgewählte Gruppe nicht ohne Prüfung als Betriebsteil bezeichnen. Die organisatorische Abgrenzung und der zugelassene Teilnehmerkreis müssen nachvollziehbar sein.
| Situation ab 2026 | Freibetrag von 110 Euro | Pauschalsteuer von 25 Prozent | Erforderliche Prüfung |
|---|---|---|---|
| Offenes Firmenevent für alle Beschäftigten | bei höchstens zwei Veranstaltungen möglich | für den steuerpflichtigen Anteil möglich | Kosten und Teilnahme dokumentieren |
| Dritte offene Betriebsveranstaltung | für diesen Arbeitnehmer nicht mehr verfügbar | grundsätzlich möglich | bisherige Teilnahmen kontrollieren |
| Offene Feier einer abgegrenzten Abteilung | bei erfüllten Voraussetzungen möglich | bei erfüllten Voraussetzungen möglich | Abgrenzung der Einheit belegen |
| Event nur für ausgewählte Führungskräfte | regelmäßig nicht anwendbar | seit 2026 nach dieser Vorschrift nicht anwendbar | andere Besteuerung klären |
Die Pauschalierung muss außerdem rechtzeitig vorgenommen werden. Nach der Rechtsprechung des Bundessozialgerichts reicht eine erst Monate später nachgeholte Pauschalbesteuerung nicht aus, um rückwirkend Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung zu erreichen. Die steuerliche Behandlung sollte spätestens bis Ende Februar des Folgejahres mit der Entgeltabrechnung abgeschlossen sein.
Wie Anreise, Restaurant und Bowling behandelt werden
Fahrtkosten gehören nicht in jedem Fall zur selben Berechnungsgrundlage. Organisiert der Arbeitgeber eine gemeinsame Busfahrt vom Betrieb zum Veranstaltungsort, sind die Kosten regelmäßig Bestandteil der Betriebsveranstaltung.
Anders kann es bei einer individuell organisierten Anreise zu einer außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte stattfindenden Veranstaltung sein. Unter den Voraussetzungen des Reisekostenrechts kann eine steuerfreie Erstattung möglich sein. Voraussetzung ist unter anderem, dass der Beschäftigte die Anreise selbst organisiert und sie der Teilnahme an der auswärtigen Veranstaltung dient.
Für die Planung des Rückwegs kann ein Vergleich von Taxi oder Nachtbus nach dem Firmenevent hilfreich sein. Bezahlt das Unternehmen einen gemeinsamen Transfer, muss dieser Betrag bei der Eventabrechnung geprüft und gegebenenfalls den Gesamtkosten zugerechnet werden.
Bei Restaurantbesuchen muss außerdem zwischen einer Betriebsveranstaltung und einer geschäftlich veranlassten Bewirtung unterschieden werden. Nehmen überwiegend eigene Beschäftigte an einem gesellschaftlichen Firmenevent teil, gelten andere Regeln als bei einem Geschäftsessen mit Kunden. Eine Rechnung darf deshalb nicht allein aufgrund des Veranstaltungsortes als Bewirtungsbeleg eingeordnet werden.
Welche Unterlagen die Buchhaltung benötigt
Eine einzelne Gesamtrechnung reicht für eine sichere Einordnung häufig nicht aus. Die Buchhaltung muss erkennen können, wer eingeladen war, wer tatsächlich teilgenommen hat und welche Leistungen im Paket enthalten waren.
Zu einer vollständigen Dokumentation gehören insbesondere
- Einladung mit Datum, Anlass und zugelassenem Teilnehmerkreis
- Anmelde- und Anwesenheitsliste
- Kennzeichnung von Begleitpersonen
- Rechnungen für Bewirtung, Räume, Tickets und Unterhaltung
- Belege über Transfers, Übernachtungen und Nebenkosten
- Nachweise über Trinkgelder oder Stornogebühren
- Übersicht über weitere Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr
- Berechnung des Bruttobetrags je Arbeitnehmer
- Dokumentation der gewählten lohnsteuerlichen Behandlung
Die lohnsteuerliche Bewertung, der Betriebsausgabenabzug und der Vorsteuerabzug sind drei getrennte Prüfungen. Ein Aufwand kann betrieblich veranlasst sein, obwohl zugleich ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil entsteht. Ebenso führt die lohnsteuerliche Anwendung des Freibetrags nicht automatisch zum vollständigen Vorsteuerabzug.
Umsatzsteuerlich wirkt der Betrag von 110 Euro als Freigrenze. Wird sie überschritten und ist die Veranstaltung überwiegend dem privaten Bedarf der Beschäftigten zuzuordnen, kann der Vorsteuerabzug aus den entsprechenden Leistungen entfallen. Anders als beim lohnsteuerlichen Freibetrag wird umsatzsteuerlich nicht lediglich der übersteigende Teil betrachtet.
ABRECHNUNGS-LOTSE
Vom Beleg zur richtigen Abrechnung
Fünf Prüfschritte zeigen, welche Informationen vor der Lohnabrechnung zusammengeführt werden müssen.
Bruttokosten sammeln
Rechnungen für Bewirtung, Räume, Unterhaltung, Transfers, Trinkgelder und weitere Eventleistungen erfassen.
Anwesende feststellen
Die Gesamtkosten werden auf die tatsächlich anwesenden Personen und nicht auf alle Eingeladenen verteilt.
Begleitpersonen zuordnen
Der Anteil einer Begleitperson wird dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet. Ein eigener Freibetrag entsteht nicht.
Freibetrag prüfen
Entscheidend sind die offene Teilnahme sowie die Zahl der vom Arbeitnehmer besuchten Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr.
Steuerwege trennen
Die Behandlung bei Lohnsteuer, Sozialversicherung und Umsatzsteuer muss getrennt beurteilt werden.
Wichtig Eine vollständige Rechnung ersetzt weder die Anwesenheitsliste noch die Zuordnung der Begleitpersonen.
Wie lokale Unternehmen die Abrechnung vorbereiten
Kleine Betriebe können viele Fehler vermeiden, wenn Organisation und Buchhaltung bereits vor der Buchung zusammenarbeiten. Ein günstiges Grundangebot bietet keine Sicherheit, dass der Betrag je Teilnehmer unter 110 Euro bleibt. Festpreise, Begleitpersonen und kurzfristige Absagen können die Rechnung verändern.
Ein praktikabler Ablauf besteht aus wenigen festen Schritten
- Teilnehmerkreis festlegen und prüfen, ob die Veranstaltung allen Beschäftigten oder einem Betriebsteil offensteht.
- Alle voraussichtlichen Bruttokosten einschließlich Nebenkosten erfassen.
- Eine Reserve für Absagen und variable Leistungen einplanen.
- Begleitpersonen bereits bei der Anmeldung kennzeichnen.
- Am Veranstaltungstag die tatsächliche Anwesenheit dokumentieren.
- Rechnungen zeitnah sammeln und den Betrag je Teilnehmer berechnen.
- Freibetrag, Veranstaltungsanzahl, Lohnsteuer und Umsatzsteuer getrennt prüfen.
- Eine erforderliche Pauschalbesteuerung rechtzeitig in der Lohnabrechnung erfassen.
Bei Unsicherheit über einen ausgewählten Teilnehmerkreis, die Behandlung von Begleitpersonen oder den Vorsteuerabzug sollte die Einordnung vor der Buchung mit der Steuerberatung abgestimmt werden. Eine nachträgliche Korrektur kann neben Lohnsteuer auch Sozialversicherungsbeiträge auslösen.
Eine nachvollziehbare Kostenaufstellung schützt lokale Unternehmen nicht vor jeder Preisänderung. Sie verhindert jedoch, dass bekannte Ausgaben erst nach dem Event auftauchen oder ein vermeintlich steuerfreier Betriebsausflug falsch abgerechnet wird.
Abrechnungs-Fahrplan
Ist das Firmenevent vollständig vorbereitet?
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0 von 12 Punkten erledigt
Vor der Buchung
Am Veranstaltungstag
Nach der Veranstaltung
Wichtigste Punkte zum Merken
- Für die Lohnsteuer zählen grundsätzlich die gesamten Bruttoaufwendungen des Arbeitgebers.
- Auch Raummiete, Organisation, Trinkgeld und Stornokosten können einzubeziehen sein.
- Die Kosten werden auf die tatsächlich anwesenden Personen verteilt.
- Der Anteil einer Begleitperson wird dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet.
- Der Freibetrag von 110 Euro gilt für höchstens zwei Veranstaltungen pro Arbeitnehmer.
- Das Event muss allen Beschäftigten des Betriebs oder eines Betriebsteils offenstehen.
- Seit 2026 gilt diese Voraussetzung auch für die Pauschalsteuer von 25 Prozent.
- Lohnsteuer, Sozialversicherung und Vorsteuerabzug müssen getrennt geprüft werden.
- Die steuerliche Behandlung sollte spätestens bis Ende Februar des Folgejahres abgeschlossen sein.
Bei einem Firmenevent müssen sämtliche relevanten Bruttokosten durch die Zahl der tatsächlich anwesenden Personen geteilt werden. Der lohnsteuerliche Freibetrag von 110 Euro gilt höchstens zweimal jährlich und setzt eine offene Teilnahme voraus. Begleitpersonen erhalten keinen eigenen Freibetrag. Seit 2026 ist die offene Teilnahme auch Voraussetzung für die Pauschalbesteuerung mit 25 Prozent.
Quelle: Einkommensteuergesetz in der geltenden Fassung, Steueränderungsgesetz 2025, Bundesministerium der Finanzen und Lohnsteuer-Handbuch 2026, Bundesfinanzhof mit den Urteilen VI R 31/18 und V R 16/21 sowie Bundessozialgericht mit dem Urteil B 12 BA 3/22 R.